1. Sarai con pocas palabras te voy a explicar que es un evento expandido:
Todos los participantes son “prosumidores”, o sea que “consumen” y “producen” el evento tanto en su organización como en su contenido.
Son generadores de dinámicas similares a las de las comunidades de prácticas, una comunidad, más o menos multidisciplinar, de expertos que comparten protocolos de comunicación y ponen en común y construyen conocimiento alrededor de un tema o un proyecto.
Su estructura es reticular y horizontal. Cada participante y grupo de trabajo es un nodo conectado con otros nodos con los cuales interactúa según una lógica P2P y puede estar más o menos involucrado (concepto: centro/periferia).
Sus participantes están involucrados antes, durante y después del evento mismo, que puede ser virtual, presencial y mixto.
En la medida de lo posible, el conocimiento generado por un evento expandido es abierto y accesible para todos.
Su espíritu es innovador, creativo, colectivo, participativo, abierto, positivo, informal y con el constante reto de mejorar.
2. Explicación porque elegir un sistema abierto en la red para el evento:
Sarai según Bidwell (1986), los modelos de sistemas abiertos, que toman en cuenta al factor humano, llegan a desplazar al modelo de la burocracia porque entienden mejor la dinámica organizacional y el cambio, facilitando el surgimiento de nuevos conceptos, como el de innovación y red, permitiendo una mejor vinculación al análisis de las relaciones tanto inter como intra organizacionales, es decir, comprendiendo mejor las relaciones entre los miembros de la organización y fuera de ella.
Sarai cabe destacar que según Nohria y Eccles (1992), la red se define como un conjunto de relaciones de trabajo fluidas, flexibles y complejas que alcanza a cruzar varios límites, dentro y fuera de las organizaciones, detectando normas en donde sus miembros comparten intereses comunes, existen sanciones cuando se presenta la inconformidad o rupturas de la red, sin embargo, los elementos intercambian diversos beneficios, entre los que se destaca la información.
Sarai existe una nueva realidad, el nuevo paradigma surge del concepto de cultura organizacional, con el fin de entender a las organizaciones desde un punto de vista integral, incorporando aspectos humanos (Software), al análisis de las estructuras (Hardware), trayendo como consecuencia la discusión del concepto de aprendizaje organizacional, tal como lo enfoca Schein (1993).
Lo mejor de todo Sarai es que todos los beneficios los consigues con una inversión a bajo costo e incluso gratis al usar el software libre de la web 2.0.
3. Sarai hay que tener en cuenta tres momentos para dinamizar la participación y la colaboración del Congreso de los estomatólogos:
Antes del congreso porque lo puedes promocionar sin ningún costo; en cuanto al tema de la organización teniendo en cuanta la diferente distribución geográfica de los clientes, la comunicación por internet hoy en día resulta ser más fluida y mucho más desde los teléfonos inteligentes.
Durante, puedes utilizar herramientas como twitter para ir publicando lo que va sucediendo en el evento, a qué hora empieza una u otra conferencia, lugares etc., puedes usar Flicker para ir subiendo las fotos del evento, Youtube para ir subiendo los videos de las conferencias, y de esta manera en tiempo real todos los asistentes tendrán acceso a las memorias.
Después, puedes crear una serie de blogs para subir las conclusiones, usar plataformas gratuitas para realizar foros sobre temas que desean ampliarse etc. Sarai hoy en día hay muchas herramientas, pero también debemos tener precaución y estudiar muy bien cuales nos conviene más para cada fase de nuestro evento, cuales tiene más posibilidades de ser exitosas y sobre todo cómo crear el protocolo de uso, ya que debe existir una organización que demande los administradores de los contenidos, los roles de los usuarios, usar etiquetas o tag, wikis (folcsonomías abiertas) etc.
Propongo el siguiente protocolo y recursos más específico para tu caso, Sarai:
Los trabajos presentados, diapositivas de las ponencias y grabaciones de las mismas compartidas bajo licencias CC-By-SA.
Se deben realizar todas las ponencias y debates en streaming, tratando de que los expertos no tengan que desplazarse de sus propias universidades o países. Tú trabajo sería facilitar la herramienta y cuadrar horarios entre continentes.
Usar las herramientas como dropbox, vimeo, o flickr para compartir contenidos (que además de ser respetuosos con las licencias CC, son gratuitas y no tenemos que realizar una gran inversión en el alojamiento). El trabajo de la empresa de Sarai sería recibirlos, dar soporte si alguien se encuentra con dificultades, ordenarlos y coordinar las diferentes plataformas a través de un blog o web sencilla.
Evaluar los nodos en cada universidad, la posibilidad de crear una red social propia, o utilizar herramientas como Move Commons o Drumbeat, para que los participantes en el evento puedan explicar allí los proyectos en los que están trabajando, y fomentar la colaboración.
Usar twitter para el seguimiento de las ponencias y su comentario en tiempo real.
Poner una etiqueta única que facilite las búsquedas y una web que unifique todo y sirva para mantener contactos hasta el próximo evento.
En los formularios de inscripción al evento solicitaría un nombre de usuario de quienes utilicen esta red, alguien del personal de la empresa se encargará de tuitear, se podra crear una lista, identificar a los usuarios más activos y retuitear sus comentarios y recursos, enlaces…
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